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ワード・一太郎で文書ファイル管理
パソコンの中のファイルを探し出すのは大変。
ワードや一太郎で文書ファイルの管理をすれば、簡単に見つけられます。
様々なファイルが増えてくると、ファイルの整理や使いたいファイルを探し出すのは面倒なものです。
フォルダを使って、しっかりと整理しておいても、保存したファイル名を思い出せない事もあります。
こんな時、一々ファイルを開いて中身を確認しながら探さなければなりません。
ワードや一太郎で文書リストを作り、リンクをつけておけば、簡単に見つける事が出来ます。
文書リストを作成
ワードや一太郎でファイルリストを作りましょう。
文書リストのファイル名はどんな名前でもかまいません。形式もどんな形でもかまいません。
自分でわかりやすいように作りましょう。
例えば、友人に宛てた手紙の原稿リスト、旅行の写真リストなどに分けて作ってもかまいません。
リストは、自分でファイルを探しやすいように説明を付けておきましょう。
例えば次のようなリストをワードで作ります。
ファイルリスト名：取引先宛手紙リスト.doc
内容
- 田中商店宛 2004/10/15 新規取引のお願い。
- 鈴木商事宛 2004/10/18 年末商戦の企画書について
- 佐藤貿易宛 2004/10/21 新製品開発依頼への返答
リストの対象となるファイルは、ワードや一太郎文書でなくてもかまいません。
ファイルを探し出すのを容易にするための手段としてリストを作るだけですから。
ファイルリストは、Excelで作ってもかまいません。
「三四郎(ジャストシステムの表計算ソフト)」でもかまいません。
ここでは、ファイルを見つけるための説明をワードや一太郎の方が自由に書きやすいだろうと考えワードや一太郎(参考の図はワード2003を使用しています)で説明しますが、他のソフトでも方法は同じです。
使いやすいと思われる方で作って下さい。
*このリストだけは、常に自分が捜し出せるところにファイルしておきましょう。
*見つける対象となるファイルを新規に作った時は、次回探し出す手間を考えて、面倒でもこのリストに追加していきましょう。
リストにハイパーリンクをつける
上の例のリストでなら、「田中商店宛」を範囲指定します。
(図1)
[挿入]-[ハイパーリンク(Ctrl+K)]をクリックします。(図1)
「一太郎」・「三四郎」の場合[挿入]-[ハイパーリンク]-[作成/変更]をクリック。
(図2)
現れたハイパーリンクの挿入ダイアログ(図2)で、対象ファイルを指定します。
「リンク先」で「ファイル、Webページ」を「検索先」で「現在のフォルダ」を選択しておきます。
中央のフォルダ及びファイル表示画面で目的ファイルを選択して下さい。
「ヒント設定」ボタンで現れるダイアログに、ヒントとなる文字を入れる事も出来ますが、今回は必要ないでしょう。
ファイル指定が終われば、「ＯＫ］をクリックします。
「一太郎」「三四郎」の場合は、現れた「ハイパーリンク」画面で、[ファイル参照]ボタンをクリックすると「ハイパーリンクの選択」画面が表示されるので、そこで目的のファイルを選択します。
ファイルの選択が終われば、[ハイパーリンクの選択]画面・[ハイパーリンク]画面を順に「OK」ボタンで閉じて行きます。
同様に全てのファイルにハイパーリンクをつけます。
これで、ハイパーリンクが設定されました。
リストからファイルを開く
ファイルリストをWord・Excel・一太郎・三四郎等で開きます。
(図3)
ハイパーリンク(青のアンダーライン)にマウスポインタを合わせ、「Ctrl」キーを押しながらクリックします。(図3)
ファイルリストをExcel・一太郎・三四郎で作った場合は、ハイパーリンクをクリックするだけです。
対象ファイルが、Wordドキュメントの場合はWordが開き文書が表示されます。
他のファイルの場合、ファイルが作成されたソフト又はファイルの関連づけで指定されたソフトが開き文書が表示されます。
このように、インターネットのハイパーリンクと同様に、パソコン内のファイルもハイパーリンクで呼び出す事が出来るのです。
ワード等の検索機能を使うと、リストから項目を探し出す事も容易に行えます。
[編集]-[検索(Ctrl + F)]メニューで、検索を行います。
ハイパーリンクの解除
ハイパーリンク箇所を範囲選択して、[挿入]-[ハイパーリンク]コマンドを実行します。
(図4)
現れた「ハイパーリンクの編集」ダイアログ(図4)から、「リンクの解除」を実行します。
「一太郎」・「三四郎」の場合は、ハイパーリンク箇所を範囲指定して、[挿入]-[ハイパーリンク]-[解除]をクリックします。
注意
リストに含まれるファイルは、作成元ソフト、又はファイルの関連づけで関連づけされたソフトがパソコンにインストールされている必要があります。
==2010/6/26 更新==